Weniger Meetings, weniger unnötige Kontrollschleifen und ein bewusster Blick auf den Kalender: Im LEITWOLF® Podcast zeige ich Ansätze für deinen Führungsalltag. Eine Marketingdirektorin arbeitet nach ihrer Babypause täglich zwei Stunden weniger.
In Folge 540 des LEITWOLF® Podcasts erzähle ich von einer Marketingdirektorin eines deutschen Haarpflegeunternehmens. Nach ihrer Babypause arbeitet sie täglich zwei Stunden weniger. Sie nimmt an weniger Meetings teil und reduziert nicht wertstiftende Kontrollschleifen mit anderen Funktionen.
Außerdem stelle ich meine Routine Reflect and Kill Five vor. Damit prüfst du die kommende Woche und suchst gezielt nach fünf Stunden, die du freiräumen kannst.
Wie gelingt weniger arbeiten als Führungskraft wirklich?
Weniger arbeiten als Führungskraft gelingt, wenn du drei Dinge änderst: Du gehst nur in Meetings, die deine Zeit verdienen, du beendest Kontrollschleifen nach einer sauberen Übergabe, und du lässt KI Präsentationen erstellen. So spart eine Marketingdirektorin laut eigener Aussage täglich zwei Stunden bei gleichem Ergebnis.
Am Anfang steht eine Haltung. Deine Zeit gehört dir und niemandem sonst. Du entscheidest, in was du sie investierst und in was nicht. Genau das tut die Marketingdirektorin aus der Folge.
Sie führt eine bekannte Haarpflegemarke aus Deutschland. Nach einem Jahr Pause kam sie zurück und erzählte, sie arbeite zwei Stunden weniger pro Tag und schaffe dasselbe wie vorher. Das ist ihre eigene Einschätzung. Auf Nachfrage nannte sie zwei klare Gründe und einen dritten, der auch eine Rolle spielt.
| Hebel | Vorher | Jetzt |
|---|---|---|
| Meetings | Teilnahme an fast jedem Meeting mit Geschäftsbezug | Bewusste Auswahl, welches Meeting die Zeit verdient |
| Kontrollschleifen | Zweite, dritte und vierte Nachfrage bei anderen Funktionen | Einmal übergeben, dann Schluss mit Kontrollen |
| Präsentationen | Chart für Chart selbst gebaut | Vorgaben in eine KI, fertige Präsentation in kurzer Zeit |
Warum sind weniger Meetings der erste Hebel?
Weniger Meetings sind der erste Hebel, weil jede Teilnahme eine bewusste Entscheidung wird. Die Marketingdirektorin sagt nicht mehr zu jeder Einladung zu, die irgendwie mit dem Geschäft zu tun hat. Sie prüft stattdessen bei jedem Termin, ob er ihre Zeit verdient, und streicht den Rest.
Vor ihrer Babypause nahm sie an fast jedem Meeting teil, das einen Titel hatte und irgendwie mit dem Geschäft zu tun hatte. Heute fragt sie bei jeder Einladung: Welches Meeting verdient meine Zeit und welches nicht?
Zeit ist heute oft die knappere Ressource als Geld. Verlorenes Geld kannst du erneuern, verlorene Zeit nicht. Geh deshalb die Einladungen der nächsten Woche durch. Frag bei jeder, ob dein Beitrag wirklich nötig ist. Wenn nicht, sag Nein.
„Also wertschätze deine Zeit auch und gerade indem du Nein sagst zu ausreichend vielen Dingen.“
Stefan Homeister, Host des LEITWOLF® Podcasts
Wie vermeidest du unnötige Kontrollschleifen?
Du beendest Kontrollschleifen, indem du Verantwortung einmal sauber überträgst und gemeinsam entscheidest. Danach liegt die Verantwortung bei den anderen Funktionen. Die Marketingdirektorin schickt ihr Team deshalb nicht mehr in die zweite, dritte oder vierte Runde mit Nachfragen. Sie spart sich und ihrem Team die Zeit, die solche Kontrollen kosten.
Eine Kontrollschleife ist die wiederholte Nachfrage, ob andere ihre Aufgaben erledigt haben, obwohl die Verantwortung schon übergeben wurde.
Ihre Ansage an das Team lautet sinngemäß: Wir haben das einmal gemeinsam entschieden, die Verantwortung liegt jetzt bei den anderen, spart euch die Zeit.
Ich beschreibe es in der Folge so: Du sollst nicht mehr Kindermädchen spielen, nicht Mädchen für alles sein und nicht ständig hinterherrennen. Wie du Verantwortung sauber übergibst, liest du in unserem Beitrag zum Delegieren.
Wie nutzt du KI für Präsentationen?
KI spart bei Präsentationen Zeit, weil du Anforderungen beschreibst, statt Folien zu bauen. Die Marketingdirektorin gibt dieselben Vorgaben in eine KI ihrer Wahl und erhält kurze Zeit später eine strukturierte, formatierte und gestaltete Präsentation. Das spart laut Stefan Homeister bei jeder Präsentation Dutzende Minuten, manchmal Stunden.
Vor der Babypause schrieb sie die meisten Präsentationen auf die alte Art: Chart für Chart, mit selbst gemalten Bildern und eigenen Analysen. Heute gibt sie die gleichen Anforderungen in die KI und bekommt einen fertigen Entwurf.
Probier es so: Schreib auf, was die Präsentation leisten muss. Gib das in eine KI deiner Wahl. Überarbeite danach das Ergebnis, statt bei null zu starten.
Wie gewinnst du mit Reflect and Kill Five 5 Stunden zurück?
Reflect and Kill Five ist eine Wochenübung: Du reflektierst die vergangene Woche und räumst dann fünf Stunden aus dem Kalender der nächsten Woche. Dafür delegierst, verkleinerst, streckst oder deaktivierst du Aufgaben. Stefan Homeister macht das freitags um sieben Uhr und nahm damit sechs Stunden aus der nächsten Woche.
Dehnen ist das zeitliche Strecken einer Aufgabe: Du erledigst sie eine Stunde, einen Tag, eine Woche oder einen Monat später, ohne dein Jahresergebnis zu gefährden.
Zuerst reflektierst du: Was lief als Führungskraft gut, was kannst du verbessern? Dann gehst du die nächste Woche Tag für Tag durch und prüfst, welche Aufgaben du delegieren, verkleinern, verschieben oder stoppen kannst.
Ein Beispiel aus der Podcastfolge: Ich habe eine geplante Dienstreise mit dem Auto durch eine Bahnfahrt ersetzt. Die Reise dauerte insgesamt zwei Stunden länger, aber ich konnte unterwegs arbeiten. Nach meiner Rechnung gewann ich so neun bis zehn produktiv nutzbare Stunden für die Arbeit an unserem System, unseren Mitarbeitenden und unseren Kunden.
Wenn du mit persönlicher Begleitung daran arbeiten möchtest, welche Aufgaben du selbst übernimmst und welche du abgibst, findest du hier Informationen zum Einzelcoaching Führungsmaßanzug.
Die vier Hebel bei Kill Five
- Delegieren: Gib Arbeit ab, die nicht zwingend du als Führungskraft erledigen musst.
- Downsizing: Mach die Aufgabe kleiner, solange das Ergebnis gut genug bleibt.
- Dehnen: Verschiebe die Aufgabe zeitlich, ohne dass etwas Wichtiges leidet.
- Deaktivieren: Stoppe Projekte, die gestern wichtig genug waren und heute nicht mehr.
Fazit
Weniger arbeiten als Führungskraft heißt nicht, weniger zu leisten. Es heißt, Arbeit mit wenig Wirkung aus dem Kalender zu nehmen. Die Marketingdirektorin zeigt das mit drei Hebeln: bewusst ausgewählte Meetings, einmal übergebene Verantwortung und KI für Präsentationen.
Starte klein. Reflektiere deine letzte Woche, schau auf die kommende und streich fünf Stunden mit wenig Wirkung. Investiere die gewonnene Zeit in das, was wirklich zählt.
Häufige Fragen
Wie viel Zeit kannst du als Führungskraft sparen?
Die Marketingdirektorin aus der Folge spart laut eigener Aussage zwei Stunden pro Tag. Stefan Homeister nahm mit Reflect and Kill Five sechs Stunden aus einer Woche, das sind rund zehn Prozent der Arbeitswoche. Wie viel du sparst, hängt davon ab, wie viele Meetings und Kontrollen du heute hast.
Was bedeutet Reflect and Kill Five?
Reflect and Kill Five ist die in Folge 540 beschriebene Wochenübung. Du blickst auf die vergangene Woche zurück und räumst danach fünf Stunden aus dem Kalender der kommenden Woche. Dafür delegierst, verkleinerst, streckst oder deaktivierst du Aufgaben.
Woran erkennst du, welches Meeting deine Zeit verdient?
Die Marketingdirektorin fragt bei jeder Einladung: Welches Meeting verdient meine Zeit und welches nicht? Statt an allem teilzunehmen, was irgendwie mit dem Geschäft zu tun hat, entscheidet sie bewusst. Du kannst dieselbe Frage nutzen und dir bei jedem Termin einmal selbst beantworten.
Delegierst du als Führungskraft zu wenig?
Laut Stefan Homeister delegieren neun von zehn Führungskräften zu wenig. Das ist eine Einschätzung ohne Quellenangabe in der Folge. Prüfe selbst, welche Aufgaben in deinem Kalender jemand anderes übernehmen kann, und gib sie samt Verantwortung ab.
Welche KI solltest du für Präsentationen nutzen?
Die Folge nennt kein bestimmtes Produkt. Die Marketingdirektorin nutzt eine KI ihrer Wahl, gibt ihre Anforderungen ein und bekommt kurze Zeit später eine strukturierte, formatierte Präsentation. Wähle ein Tool, das dein Unternehmen erlaubt, und teste es an einer echten Präsentation.